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QRコードつき名簿作成

先日、私が只今役員をしているある学校関連団体で「役員だけの連絡名簿を作ろう!」と提案しました。

全員仕事を持っているので、連絡が大変なのです。全員仕事を持っているだけに、普通の電話連絡はなお大変・・・;入れたはずのお手紙を、子どもが持って帰ってきそこなったり、落としてきてみたり・・・(´⌒`;)

役員会も月に一度程度。なにか、ことが起こると、連絡するだけで大変な思いをしなければならないのです。。。

個人情報にピリピリする世の中なのも手伝って、だれがどこあたりに住んでいるのかすらわかりません。
でも、ある程度仲良くなろう、とする中では、この個人情報がなかなか知れないのは、仲良くなるのに時間もかかる原因になっている気がします。

そんなこんなだったんですけれど・・・

先日の役員会で、面倒くさがりやの私は、いよいよ「役員だけの名簿を作りませんか?」と言ってしまいました。。。

「みんなそんなものがあったら便利ね♪」というような事を言いながらも、“それって誰が作るの?”という熱い眼差し。(爆)

ハィハィ、言い出しっぺですから、やりますわよ〜ん!

・・・ということで、私が担当になりました。

みんななかなか集まれないので、その場で紙をちぎって、みなさんの連絡先を書いてもらって回収することにしました。
役員の職名・名前・お子さんの学年と名前・携帯番号・携帯のメールアドレス
これダケ。

本来なら、「私のメールに送って〜♪」と私のメールアドレスを教えればよさそうな(速くて確実そうな)ものですが、最近気付いたのは、その手法の方が、情報が集まるのに時間がかかるのです。(笑)
みんな、後で、そのうち情報を送ろう♪と思ってくれて携帯を閉じたとたん・・・たいてい何日も経つようです・・・(爆)その上、欲しい情報(肝心の名前とか)が書き込まれていなかったり・・・。

さて、そんなわけで、みんなから手書きのメモ情報を預かり、いざ、作る事に。

   ***

最近、仕事のメールに、学校などのボランティアメールが混ざるとイヤだな〜・・・と思っていたので、いくつかのフリーメールを、自分のそれ用に開設してみました。

その中で、新聞などでも度々使い勝手が便利そうなのが話題になり、大容量で使いやすそう♪画面が見やすそう♪と選んだのが↓gmail。
Gmail( Google のメール サービス)

チャットなどもできるようですが、情報がなにかで漏れると困るので、チャットなども全て非表示を選んで、ココを中心にいろいろ始める事にしました。

まず集めた手書きの情報を元に、役職・名前とアドレスだけを【連絡先】というリストに入れました。
電話番号や住所その他いろいろを書き込めますが、WEB上のメールなので、敢えてそこはナニカあると困るので、メールアドレスと名前などの情報、その他は、個人的なその方にまつわるメモを入力するだけにしてみました。

何人か入れて【グループ】を所属団体名で作成。

事前にパソコンからのメールを携帯で受け取れるか、と聞いてみたら、お一人だけが「携帯アドレスからしか受けられない設定にしてあります」とのことだったので、その他の方へは、まずはお一人、おヒトリ、「○○○のごとーです。このアドレスからのメール、受け取れていますか?」というような、携帯のアドレス確認を人数分しました。受け取れた方は「着たよ!」とだけ返信してくださいね、って。

「携帯アドレスからしか受けられない設定にしてあります」という方は、「事前に教えていただければ、携帯のセーフリストに入れますので」とのことだったので、まずは私の携帯から、gmailアドレスを連絡。私の携帯のアドレスとともに、gmailアドレスも登録してもらいました。

みんな直筆でアドレスを書くと・・・まぁ、アドレスも分かりにくい方はいろいろに読み取れるもので・・・(爆)

でも、一件一件地道に確認作業をしていきました。役員会を欠席していたメンバーには、それぞれにメールアドレスを知っている、同じ職務グループの方に、名簿に参加してもいい、と了解していただける方は、私に連絡をしてくれるよう連絡をとってもらい、私のアドレスを連絡してもらいました。

メールアドレスが本当にそれで届くのか、の確認が一件一件できたところで、あとのお子さんの名前や携帯番号などを入れた名簿は、セキュリティーの関係上(あとは、携帯に入れないで、情報だけ、名簿として持っておきたい、という場合も多々あると思ったので)、<部外秘>として、紙の状態の名簿をわざわざ作りました。

メールで全ての情報を連絡する、ということも可能ですが・・・

いろいろ想定して考えると・・・イマイチ・・・だったので。

そして、今回、コレがやってみたかったのよ!!!というのを初めてやりました☆

自分が名簿を作る係になったら、ぜーったいにこれを一度やってみよう!と思っていたの☆

『QRコードつき名簿』!

いつも思っていたんだけれど・・・
携帯にアドレスをいちいち打ち込むのって・・・すっごく大変じゃないですか???すごいしんどい思いして打ち込んで・・・間違えちゃうと届かなかったり;

便利なようで不便な世の中だなぁ〜・・・と思っていました。

プライバシーポリシーなんかも読んで、私がここのところよく利用しているのがこのサイト。↓
『QRのススメ』

ここの『★作ってみよう!』ではいろいろ作れるんですけれど、この中で、一番情報量の少なくてすむ、[自由テキスト]を選び、テキストのところに、各人のアドレスをコピー→ペースト。QRコードサイズを[小さめ]に設定し、コードを作ります。

こうして作ったQRコードを、間違わないように確認しながら、Excelで作った名簿のその人のところに、ちょっと余白を持たせながら表にレイアウト♪

QRコードには名前や電話番号なども入れて・・・などいろいろと活用できるのですが、今回、名簿用にいろいろ考えた結果、情報量を小さくおさえたいのもあって、一番入力の面倒くさい“アドレスだけ”にあえてしました。

ちなみに、同じ方法を、先日は、学校で協力員の方々に配付する資料に私のメールアドレスをQRコードにしてペタっと貼りました。あまり、こういうことを学校のものでやる人がいないのか、これだけ携帯が普及しているのに、広告宣伝物などで、QRコードをみた事があっても、学校のものなどでまだ見ることがないからか、お母さん達がみんなそのコードでナニが読めるのか?と携帯を出して、かざし、QRコードを読んでみては「オーッ!!!」と上がる歓声が、なんとも面白い光景でした。
↑残念ながら読めたのは、私のアドレスだけでしたはずですけれど。(笑)

さて、QRコードを表示した名簿が完成し、もし人の名前とアドレスとコードが違ったら大変なことになるので、いちいち自分の携帯をかざして読み込み確認して・・・(笑)

いよいよ今日、全員に配付しました。

それが・・・

みんな、「こんな名簿、見たことない!!!」と自分のアドレスがQRコードになって表示してあることに大感激☆してくれました。そして、他の人のも、携帯で一発で読み込む事ができるため、お互いに読み込んでみては大歓声!!!

あぁ〜、みんなこんなに喜んでくれるんだ!と、一応、自分の中では、「これって最先端名簿なんじゃない?」と思って、楽しく作っていましたが、みんなの大喜びして、自分のQRコードを確認のために読み込んでみてもらっては、各所から上がる歓声に、私はニコニコ♪
「こんな名簿もらったの初めて!すっごい!今日は感激だわ〜!ありがとう☆」なんて言ってくださった方もいて、こんなに素敵なお礼の言葉までいただけるとは思っていなかったので大照れ。(笑)

ビジネスでは、名刺にQRコードを付けると・・・なんてよく見る、すでに今の世の中よくある光景で、自分の中ではなんとも思わなくて、逆に、学校関連の名簿とかは、なんでいまだこんなことやってるの?くらい、ただただ昔からなにも変わっていない名簿連絡システムで、個人的にすごく不便に思っていた“名簿”でしたが、こういう場所こそ、こういうデザインが必要なんだなぁ〜♪と嬉しくなりました。

そんなわけで・・・私のメールには、全役員の方々に一斉にメールが送信できるシステムが、成り行き上調いました。どうやら、会長さんはインターネットを使うのが得意ではない様子で、ご自身はもっぱら携帯のメールしかお使いでない、という状態でしたので、「いいですよ♪こちらへみんなに送りたい内容(役員会の場所が急に変更になった、とか)ができたら、私が代送一斉メールを流しますから、私にメール入れてくださればいいですよ♪」と言ったら・・・みんな大喜び。もちろん、なにかことが起こる度に、招集お手紙を作成しなくては・・・という職務の一つ減る会長さんが一番喜んでくれたかも?!(爆)

Gmail( Google のメール サービス)は、“gmailでメールを受信すると、携帯に受信お知らせが来る”という設定が無料でできるのも便利。その後は、読み込もうと思えば、携帯から“続きを受信”で、普通の携帯のメールのように読みたいものだけ全文を読むことも簡単にできる。
携帯からWeb上のgmailにもアクセスできるらしい。(←らしい、というこの件は、携帯でwebにアクセスすると通信料が高いから「やってみていないからわからない」という意味。_笑)


PCメールから役員全員に一斉にメールを発信できるようになり、
一番に一斉メールをしたのは、本日の役員会についての連絡でしたが・・・

近日中、みんなへメールする第2弾は・・・

今日役員会の場でみんなで盛り上り決まった
子連れ親睦飲み会の連絡になることに。
・・・( ´,_ゝ`)プッ

ある意味、一番の有効活用?! ( ´∀`)ヵヵヵ

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コメント

はじめまして!
私も幼稚園のクラス名簿をQRコードで作成中、他にもやってる方絶対いるはず、と思いネット検索したら、こちらを見つけました。
QRコード名簿、まだ配布前なのですが、どれくらいのママさんがこの利便性を理解してくれるか…と不安でした。でもやっぱり皆さんあまりの便利さにびっくりしますよね!今から配布が楽しみです。^^

Gmailの活用法も、今後参考にさせていただきます。

投稿: azuki | 2010.05.22 13:33

■azukiさん

はじめまして♪
同志がいらしたようで☆嬉しい限りです。

今年度はね〜・・・
『地区委員』というのを今年は引き受けているのですが・・・

うちの小学校の学区内は、いくつかの地域『地区』に分かれておりましてね、その『地区』単位で、普段は連絡網を回したり、夏行事を企画してしたり、資源回収をしたり・・・というのがあるんですけれど(クラス連絡網と違って、“家庭数”で連絡網を回す形をとるので、連絡網が回ってくるのは、小学校に通っている子どもがいれば、“一家庭一回”ですむので、このほうが楽!と言われるシステム)、その、地元の地区を担当する『NH地区委員』というの(NHは、本当は日本語がちゃんと入ります。_笑_イニシャルトーク?!)を引き受けています。

そんなわけで・・・
今年度は、「この地域の地区委員を引き受ける事になりました、3人です。なにかありましたら私たちにメールでも結構ですので、送ってくださいね♪」みたいな、自分達の紹介に、このアドレスをつけて、お手紙を印刷しました。

やっぱり、「あらっ!?こんなの簡単にできるんですか〜?」とか、「ココにアドレス書いてあるので、なにかあった時には気軽に連絡してくださいね〜」という案内を作るのに便利です☆

こんなに広告等では普及しているのに、意外とみなさんビックリして・・・こういう反応いただくのは楽しいですよね♪

また配布後の反応もぜひお手すきの時にでも書き込んでくださいね♪楽しみにしています☆

投稿: うっし〜 | 2010.05.27 11:42

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